いずれも。

あれもこれも、いずれも必然。

「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門を読んで、自分のやり方を評価してみた。

「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門を読んでいたら、いろんなリストを紹介する「タスク管理の道具箱 さまざまなリスト」という章に行き着いた。あー、知ってる知ってるこれなー!と読み流しかけてふと立ち止まった。ところで、自分が常日頃使ってるリストはどれなんだろう?こんな機会はあんまりないから、自分のタスク管理システムについて評価してみよう。

f:id:koh0605:20190310095510j:plain
「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門

思いついたらどんどんTodoistにタスクを登録する。

ボクは日々押し寄せるタスクをTodoistというアプリにどんどん登録している。家のMACでも会社のWindowsでもスマホでも使えるから、思いついたらすぐ登録!・・・はできるけどやってない。なんか3秒あれば登録できるのにそれがたまらなくめんどくさいときがある。ホントにボクはどうしようもないめんどくさがりだなぁとへこみまくる。

あなたがリストに要素を次々と追加するならそのリストはオープンリストだと言えますし、断固として要素の追加を拒否するならクローズリストだと言えます。(「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門)

なるほど。ボクがいつも使ってるリストは思いついたらどんどん登録できるけどやれてないリストだから、しょっちゅうクローズリストっぽくなるけど、オープンリストだな。断固として要素の追加を拒んでるわけじゃないし。

get.todoist.help

何をやるのか具体化してタスクとして登録する。

ボクはやるべきことを書き出しただけじゃ、全然ものごとを進めていけないやっかいな性分である。上司から「○○の資料作っといてくれ」と言われたとする。素直に「○○の資料を作る」と書き留めるだけでは、いつまで経っても着手できない。なんでやねんと言われそうだけど、ホントに自分でもびっくりするくらい取りかかれない。そんな自分を動かすにはまず「○○資料作成のために必要な材料を書き出してみる」というタスクを登録しなきゃいけない。

<タスクリスト>は、タスクを一列に並べたものです。タスクとは、「実際に取れる行動」でしたから、実際に取れる行動が並んでるリストが、タスクリストです。(「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門)

ふむ。間違いなくボクが使ってるリストは「タスクリスト」である、と言えそうだ。しかし、Todoリストとタスクリストの違いなんて考えたことなかったなぁ。

「今やれること」だけが目に入るようにする。

ボクは毎日リストを2つ携えて仕事をしている。ひとつは「今やれることリスト」でもうひとつは「あとでやるリスト」だ。朝仕事をはじめようとするとき、タスクリストに誰かから何かをもらってからしか着手できないタスクや実行時刻が決まってて今すぐやれないタスクが混ざってるとなんか混乱するし、数が多すぎて圧倒される。だから今すぐにやれることだけが目に入るようにしたいのだ。

Doingリストは「今からすること」に関するリストです。「今」という時間から10分〜1時間先の時間を管理するのに活躍します。(「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門)

ボクの「今やれることリスト」には、時間の概念は関係なく今やろうと思えばすぐにでもとりかかれるタスクが並んでいる。そういう意味では少し毛色が違うのかもしれないけど、今すぐにやれないことを別のリストに放り込んで、ひたすら今やれることをこなしていくというのはDoingリストの亜種なのかな。

ペンディングリストは、連絡待ちのためのリストです。自分が誰かに仕事や作業を依頼し、その結果を待っている状態を管理します。(「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門)

それからボクのもうひとつのリスト「あとでやるリスト」はこのペンディングリストだな。連絡待ちだけでなく、予定時刻にならないと実行できないタスクとかも放り込んでるけど、機能的にはまったく同じものだ。

明日やることをすべて書き出してから帰る。

ボクはいつも退社する前に「明日やること」を書き出している。正直やっと帰れるというときに明日のことなんか考えたくないけど、どうしても明日はやってきてしまうんだから、それならばちょっとでもより良い明日を迎えられるよう努力したほうがいいだろう、なんてちょっと意識高めなフリをしてみる。

デイリータスクリストにはタスクレベルでやるべきことを書き込みます。(中略)定期的に繰り返して実施しているタスク(ルーチン)についても書き込みます。(「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門)

ボクが作ってる「明日やることリスト」はこのデイリータスクリストだな。やるべきことをタスクレベルで書き出しているし、毎日やるような仕事も併せて書き出している。だいたい明日の自分は今日の自分よりなぜかやれる気がしてしまってたくさん書き出しすぎてしまうのだけれど。

手順が決まっている作業は手順ごとにタスク登録しておく。

ボクのタスクリストの中には、○○作成①ーーー、○○作成②ーーー、というような項目がある。これは○○という毎月作るような資料の具体的手順をタスク化したものだ。こうしておくことで、毎月手順を忘れることなく、漏らすことなく処理できるので重宝している。

チェックリストは、一連の手順を管理するためのリストです。繰り返される行動の標準化や効率化に役立ちます。(「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門)

ボクのタスクリストの一部はこのチェックリストの機能も併せ持っているということが言えそうだ。本当は時間を作ってこのチェックリストを誰もが参照できる状態にしておくべきだけど、自分自身は見ることがないマニュアルを作るのは億劫すぎてなかなかやる気が起きない。

「いつかやりたいことリスト」はあるけど、「いつかやらなきゃいけないことリスト」がない。

前述したようなチェックリストを共有することは、リスク管理としてもきっと大事。こういうことを「いつかやる」リストに入れておいたほうがいいんだろうなぁ。これがまぁなかなかできない。

いつかやることリストは、未来のためのリストです。直近に取りかかるわけではないけれども、忘れたくない「やりたいこと」を保存しておくためのツールです。(「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門)

ボクだって「いつかやることリスト」を作ってないわけじゃない。ただ、それはやることじゃなくて引用文の中にもあるような「やりたいこと」なんだよな。あえて言い換えれば「いつかやりたいことリスト」なんだ。これだけはTodoistじゃなく手帳に手書きで書いている。

どうもボクには「いつかやらなきゃいけないことリスト」が足りないことがわかった。でも、このネーミング、めっちゃ開きたくないリストすぎる。だって、いつかやらなきゃいけないことだけがずらっと並んでるリストだろ?強烈なプレッシャーを感じるに違いない。

Todoistを見ればやるべきことはすべてある。

ボクは手帳に書いてる「やりたいことリスト」以外はすべてTodoistに登録している。Googleカレンダーに登録した予定はTodoistに連携してタスク登録されるし、買い物リストもTodoistに書き出している。Todoistさえ見れば「やるべきことはすべてある」という状態にしておきたいのだ。

タスクなどはできるだけ一箇所に保存しておき、そこから必要なものを選り分けられる仕組みを作っておくのがよいでしょう。(「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門)

まさにこれを実践しているということだな!と得意げに語ろうとした瞬間に「Amazonほしいものリスト」とかスマホに保存してある「あとでよむ」やら「ブログネタ」とか、全然一箇所に集められてないことに気がついてしまった。まぁ、完璧を目指さなくてもいいじゃないか。人間には弱さがあるのですよ。

ボクのタスク管理の評価まとめ。

最後に自分のタスク管理システムの評価をまとめておこう。そんなに深くは考えずにやっていることだけど、まぁまぁちゃんとできてるじゃないかと思うところもあるし、目を逸らして過ごしてきてるところもあるな。

ボクのタスク管理システムの良いところ。

  • Todoistを見れば(ほぼ)すべてのタスクが見れる状態にある。
  • 「今やれることリスト」で集中して作業に取り組める。
  • 「あとでやるリスト」で今やれないことも忘れない。
  • 手順が決まった作業はチェックリスト化してミスを防げている。

ボクのタスク管理システムの良くないところ。

  • 「ほしいものリスト」や「あとでよむ」等、Todoistですべてを見れる状態じゃない。
  • 今やれるからすぐやること、今やれるけどすぐやらないことが「今やれることリスト」に混在している。
  • いつかやらなきゃいけないことリストがない。
  • 明日の「デイリータスクリスト」はやたら楽観的になりがち。

まだ「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門を読了してないのに、もう自分のタスク管理システムを評価しちゃったりしてるし、久々に めっちゃ文章を書き散らかしてしまった。もはや「趣味はタスク管理です」とか言っちゃってもいいのもしれない。さて、じわじわ続きを読みますか!

「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門 (星海社新書)

「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門 (星海社新書)